Congresos Internacionales: un Mercado de Tiempo y Paciencia

El número de congresos en el mundo ha aumentado, pero realmente el número de congresos que México recibe no ha tenido ningún cambio digno de llamar la atención.

Actualmente el tema de moda en el segmento de congresos, convenciones, viajes de incentivo y exposiciones,  es el mercado de organizaciones internacionales. Por todos lados se oye “gané este congreso o gané este otro”, cuando realmente la atracción de congresos internacionales a nuestro país no ha cambiado mucho en los últimos 10 años. El número de congresos en el mundo ha aumentado, pero realmente el número de congresos que México recibe no ha tenido ningún cambio digno de llamar la atención.

Estadísticas irreales

Algunas veces nos vemos cambiando estadísticas para aparentar que estamos mejor de lo real. Al cambiar las estadísticas no nos damos cuenta que a quienes más daño les estamos haciendo es a nosotros mismos. No nos motiva saber que estamos bien porque no vemos resultados, tampoco nos sirve saber que estamos mal porque nos desmotiva a seguir trabajando. La verdad muchas veces duele, pero si vemos las limitadas estadísticas que tenemos nos encontramos con que representamos el 1% del mercado internacional. Nos encontramos que La Habana está 35 lugares arriba de Cancún, nuestro destino más fuerte, en número de congresos recibidos y aún peor que ciudades como Barcelona o Viena llegan a recibir el doble de congresos que recibimos en todo el país. ¿Qué tan ciertas son estas estadísticas? Probablemente no sean completamente verídicas, pero son las únicas con las que contamos para darnos una idea de nuestra situación actual.

Centro de Congresos Querétaro

En el medio hay opiniones encontradas sobre la conveniencia de enfocarse al mercado internacional o al mercado nacional. Todas las opiniones tienen algo de cierto. El mercado nacional es el que nos da de comer, es el que siempre está aquí, en cuanto al mercado internacional vienen una vez cada 15 o más años. De la misma manera tenemos que darnos cuenta que los congresos nacionales no se van a ir a ningún lado y que cerca del 95% de los congresos internacionales nunca han tocado territorio mexicano. Si nos saliéramos un poco del medio y entráramos en situaciones macroeconómicas, nos daríamos cuenta de la derrama económica que trae cada uno de estos congresos. He ahí la importancia de este mercado.

Consideremos que la mayor parte de los congresos son médicos o científicos y en la mayor parte de los casos los congresistas pagan una inscripción alta. y cada una de estas personas gasta en comidas, transportación terrestre y hoteles cerca de $1600 USD por congreso, lo que multiplicado por 3000 personas dejan una derrama en el destino cercana a $5 millones USD. En este ejemplo no estamos considerando vuelos, todo es dinero que se queda en la ciudad que recibe al congreso. Por esta situación algunas de las organizaciones internacionales con mayor prestigio y más peleadas por diferentes destinos piden a la ciudad algunos servicios en cortesía. Su argumento es: “Si yo te traigo tanta gente que gasta tanto dinero, dame algo como el Centro de Convenciones gratis”. Y la organización tiene razón, ellos traen mucho dinero. ¿Cómo le dices a un Centro de Convenciones: “No cobres nada”? Todos saldrían beneficiados excepto ellos.

Centro de Convenciones Vallarta

Mejores acciones

Quizá a esta altura de la lectura ya  se reconozcan los beneficios y las incidencias de tener congresos internacionales en México, ahora lo importante es ver ¿Cómo los traemos? Por todas partes del mundo vamos a oír diferentes opiniones en como ganar un congreso internacional. A continuación mencionaré las más conocidas: Realizar una invitación por parte de la asociación local, en este caso la que los representa en México. De igual modo tenemos la creación de un programa embajador, en este caso se encuentra a alguna persona muy reconocida en alguna universidad o un hospital que tenga el poder de atraer muchos congresos internacionales sin pertenecer a una asociación. El tercero y de los más efectivos está el contacto directo con una AMC (Association Management Company), empresa creada con el único propósito de administrar asociaciones. Esta es una opción muy buena ya que no se licita sólo un congreso. , Al ganar la confianza de un AMC se tienen grandes posibilidades de traer todos los congresos de las asociaciones que representan. Por último tenemos la alianza de prestadores de servicios. Esta última normalmente es encabezada por una OCV y reúne a hoteles, recintos, organizadores, audiovisual y todas las partes involucradas en un congreso para presentarse como uno solo.

Si nos ponemos a ver todos los diferentes alcances que mencioné nos damos cuenta que en México realmente no se usa ninguno. Estamos acostumbrados a que los congresos nos lleguen solos y a no salir a buscarlos. Lo más normal es que una asociación local se acerque a nosotros y nos platique su interés por traer el congreso o inclusive la misma asociación internacional llegue a México buscando dónde hacer el congreso. En años recientes se han usado bases de datos con información de asociaciones internacionales y se les envía una carta pidiéndoles que consideren México donde la mayor parte de las veces la respuesta es negativa. Nos hemos encontrado compitiendo por congresos contra ciudades europeas que no pueden ofrecer lo mismo que nosotros en calidad y precio, sin embargo el congreso lo ganan ellos.

Atracción de congresos

A raíz de los atentados terroristas la tendencia apunta que los congresos se salen de Europa y de Estados Unidos buscando destinos exóticos. Dentro de esta categoría encontramos Capetown en Sudáfrica o Kuala Lumpur en Malasia, pero también se encuentran ciudades de México. Si esa tendencia es cierta ¿porque según las estadísticas estamos atrayendo el mismo número de congresos que años pasados? Debemos darnos cuenta que aunque existen factores como la inseguridad que alejan congresos, el esperar cruzados de brazos a que lleguen solos no da resultado.

En muchos países alrededor del mundo existe un equipo de investigación, que tiene el único propósito de hacer un análisis exhaustivo de cada una de las asociaciones en las que están interesados. Dicho equipo puede pertenecer a una OCV, un organizador, un hotel o un recinto. No es nada más tener la información de la asociación sino también averiguar que es lo que ellos esperan de nosotros y lo que buscan en un destino para hacerlo sede de su congreso. Muchas veces cometemos el error de ofrecer México como posible destino sin averiguar cuáles son las necesidades o esperar a que ellos nos las digan. Hay que conocer a quien le estamos vendiendo México, para poder encontrar que es lo que podemos ofrecer que más les llame la atención. Mandar 400 “mails” a diferentes asociaciones no sirve. Mandar una carta ofreciendo servicios tampoco va a funcionar. Cada una de las asociaciones va a responder de diferente manera a estas situaciones. Algunos van a pedir que su asociación local se involucre y a algunas asociaciones les dará igual.

Visión y paciencia

En el pasado hemos tenido congresos de asociaciones muy prestigiosas. Al decir prestigiosas es por el tamaño y por el hecho de que congresos más chicos los usan como referencia. “Si ese congreso tan grande fue a México es por algo, vamos a considerarlo y averiguar como les fue”. Pero el problema es que muchas veces las referencias que dan de nuestro país no son buenas. Muchos congresos han tenido una serie de problemas en México en donde la asociación pierde mucho dinero. Cada vez que a ellos les pregunten sobre México su respuesta va a ser: “No vayan, no les conviene”. De la misma manera existen asociaciones que no tienen ni 10 años de haber estado aquí y ya quieren regresar. Pero no tenemos la mejor arma para hacerle promoción al país, la gente no habla de nosotros como destino de congresos porque no nos conocen y al mismo tiempo muchos quieren venir.

Después de todo lo dicho,  nos damos cuenta de que el congreso internacional llega esporádicamente, pero se tiene que buscar de una u otra manera para realmente figurar como destino atractivo de congresos internacionales. Aunque existe gente en el medio que no confía en competir por un congreso que va a tardar 10 años en venir al país ¿Por qué va a trabajar por llevarlo a su hotel o recinto? si puede no trabajar ahí cuando finalmente llegue. El mercado de congresos internacionales requiere de mucho tiempo, mucha visión y sobre todo mucha paciencia.

* José Manuel Bisteni es Director de Marketing de B.P. Servimed, S.A. de C.V.