Las Organizaciones en la Industria de Reuniones como Vehículo de Promoción


Por Eduardo Chaillo, CMP, CMM, CASE 1 Septiembre, 2016
Eduardo Chaillo

Eduardo Chaillo

Si existe un sector verdaderamente organizado es este de la industria de las reuniones; a nivel internacional existen dos cúpulas (Convention Industry Council: CIC y Joint Meetings Industry Council: JMIC) que agrupan a todos aquellos organismos que representan diversos componentes de esta actividad económica. Así, los promotores de destinos, organizadores de convenciones, recintos especializados, profesionales en congresos, especialistas en incentivos, empresas de exposiciones tienen sus propias asociaciones arropadas por estas dos cúpulas.

En contra parte, habría que reconocer que el nuestro, es un giro con pocas barreras de entrada, pues cualquiera que organice un evento (de su familia, en su trabajo, de su generación, de su partido o de su colonia) pudiera constituirse en lo que muy coloquialmente se denomina un "meeting o event planner", sin un requisito formal en cuanto a preparación y sin una gran inversión requerida; de ahí que surjan tantos organizadores de una sola vez, o empresas que nacen y desaparecen de la noche a la mañana, dañando el negocio y la reputación de quienes toman en serio esta industria y llevan años en el mercado ganándose la confianza de clientes corporativos o de asociaciones de manera consistente.

Por supuesto que seria ideal que los promotores de destinos pudieran convencer directamente a todos esos "meeting planners" que existen en el mundo para que seleccionaran su ciudad como sede de sus eventos, ya sea con una comunicación directa (que sería costosísima e improductiva) a sus oficinas (o su casa),  o con inserciones en las revistas que estos miles de tomadores de decisiones suelen consumir-leer. Sin embargo, en esta industria las cosas no son tan fáciles ni tan elementales como parecen. En el mercado de reuniones internacionales la publicidad no funciona en automático y la presencia tradicional en ferias y eventos tampoco: todo debe ser parte de una estrategia integral inteligente, a fin de generar confianza e incrementar la competitividad.

Los verdaderos profesionales de nuestra industria invierten, se afilian, se interesan y se involucran con las organizaciones de su gremio, a fin de aprovechar las herramientas educativas, los foros de discusión, las estadísticas que producen y sobretodo las oportunidades de interacción que proveen estas asociaciones. Una vez que un principiante acude a un evento organizado por estas asociaciones (MPI, ICCA, SITE, PCMA, IAEE, DMAI, IAPCO, etc) queda conectado con colegas que comparten su interés, conoce las tendencias que están marcando la actividad y seguramente se da cuenta como los miembros más experimentados "acogen" a los de recién ingreso, asesorándolos para aprovechar mejor las oportunidades (de negocio, de certificación, de educación o de relacionamiento).

Estas organizaciones por su parte, tienen como obsesión dar cada vez mejor calidad de servicios a sus miembros o clientes y representarlos cada vez mejor ante diferentes públicos y autoridades; están lideradas por mesas directivas de voluntarios que dedican sus recursos y ocupan parte de su tiempo para regresarle a su industria lo que les ha dado; reclutan equipos de operación especializados, generan publicaciones con importantes contenidos, desarrollan proyectos de investigación o de prospección que mejoran a sus socios y a la industria en general. Para financiar todos estos proyectos, además de lo que reciben por concepto de membresìas , la mayoría de ellas viven de co-inversiones o alianzas estratégicas con actores que pudieran estar interesados en comunicarse de una manera inteligente con sus Líderes y miembros en general.

Por todo lo anterior, es que , ante los recursos limitados que siempre existen para la promoción de los destinos, es que he sido un convencido proponente de las alianzas estratégicas con estos organismos como vehículo para transmitir la proposición de valor de cada ciudad o país y así lograr una relación mutuamente conveniente y productiva. El primer paìs que comenzó con esta estrategia fue Canadá y prueba de que le ha funcionado es que lleva décadas invirtiendo en estas organizaciones de una manera cada vez más integral; en México, ya llevamos también varios años como aliados de estos grupos organizados. El concepto es simple: es transitar de haber sido solo  "patrocinador" en que simplemente pagabas por tener "presencia de marca" en los eventos o publicaciones, hacia aprovechar TODAS las capacidades de estos organismos en cuanto a "expertise", asesoría, certificaciones, inteligencia comercial, esfuerzos de profesionalización a la medida y por supuesto también ayuda en empate de perfiles con compradores tanto del mercado corporativo como el de asociaciones.

Ahora, no se trata sólo de firmar bonitos acuerdos, ni de salir en la "foto" en sus eventos presenciales, ni mucho menos solo asistir a las recepciones que organizan para el famoso "networking" ..... sino que es en la activación de los beneficios de estas alianzas donde se puede encontrar la productividad requerida para: mejorar el posicionamiento, elevar la competitividad de nuestros prestadores de servicios, contar con un mejor nivel de interlocución en la industria e incluso influir en las tendencias globales de la misma....... y será entonces, como resultado de TODOS estos esfuerzos integrales consistentes, en un mediano plazo, cuando podremos gozar del incremento en la atracciòn de eventos de todo tipo a nuestros queridos destinos.

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